Building Django Bookkeeping System

Bash
python -m venv venv && source venv/bin/activate
pip install django pandas openpyxl weasyprint
django-admin startproject labkeuangan .
python manage.py startapp pembukuan
# tambahkan 'pembukuan' ke INSTALLED_APPS di labkeuangan/settings.py

Prinsip inti: satu tabel ledger (Transaksi) sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua arus uang (kredit/debit). Semua modul lain (stok, komisi, laporan) hanya membaca atau memicu baris baru di ledger ini — jangan buat tabel saldo terpisah yang bisa desinkron.

Progress:
- [ ] 1. Inisialisasi proyek & environment
- [ ] 2. Model database (Barang, Teknisi, KategoriTransaksi, Transaksi)
- [ ] 3. Otomasi logika transaksi (signals/save override)
- [ ] 4. Views & dashboard (CBV)
- [ ] 5. Skrip impor Excel data lama
- [ ] 6. Ekspor Excel & cetak PDF invoice/laporan

1. Inisialisasi Proyek

• Buat virtual environment, install django, pandas, openpyxl, weasyprint.
• django-admin startproject untuk root project, startapp pembukuan untuk logika bisnis.
• Daftarkan app di INSTALLED_APPS, set TIME_ZONE = 'Asia/Jakarta', USE_TZ = True.
• Gunakan SQLite untuk mulai (cukup untuk skala lab kecil); jangan over-engineer dengan Postgres kecuali diminta.

2. Model Database

Struktur minimal yang disarankan (pembukuan/models.py):

Python
from django.db import models
from django.conf import settings

class KategoriTransaksi(models.Model):
    KREDIT = 'KREDIT'  # uang masuk
    DEBIT = 'DEBIT'    # uang keluar
    TIPE_CHOICES = [(KREDIT, 'Kredit (Masuk)'), (DEBIT, 'Debit (Keluar)')]

    nama = models.CharField(max_length=100)  # "Penjualan Barang", "Jasa Servis", "Beli Stok", "Gaji Teknisi"
    tipe = models.CharField(max_length=6, choices=TIPE_CHOICES)

    def __str__(self):
        return f"{self.nama} ({self.tipe})"


class Barang(models.Model):
    nama = models.CharField(max_length=150)
    stok = models.PositiveIntegerField(default=0)
    harga_beli = models.DecimalField(max_digits=12, decimal_places=2)
    harga_jual = models.DecimalField(max_digits=12, decimal_places=2)

    def __str__(self):
        return self.nama


class Teknisi(models.Model):
    nama = models.CharField(max_length=150)
    persen_komisi = models.DecimalField(max_digits=5, decimal_places=2, default=20.00)  # 20%
    saldo_komisi_belum_cair = models.DecimalField(max_digits=12, decimal_places=2, default=0)

    def __str__(self):
        return self.nama


class Transaksi(models.Model):
    tanggal = models.DateField(auto_now_add=False)
    kategori = models.ForeignKey(KategoriTransaksi, on_delete=models.PROTECT)
    keterangan = models.CharField(max_length=255)
    jumlah = models.DecimalField(max_digits=12, decimal_places=2)  # selalu positif, arah ditentukan kategori.tipe

    # relasi opsional tergantung jenis transaksi
    barang = models.ForeignKey(Barang, null=True, blank=True, on_delete=models.SET_NULL)
    qty = models.PositiveIntegerField(null=True, blank=True)
    teknisi = models.ForeignKey(Teknisi, null=True, blank=True, on_delete=models.SET_NULL)

    dibuat_pada = models.DateTimeField(auto_now_add=True)
    dicatat_oleh = models.ForeignKey(settings.AUTH_USER_MODEL, null=True, on_delete=models.SET_NULL)

    class Meta:
        ordering = ['-tanggal', '-dibuat_pada']

    def __str__(self):
        return f"{self.tanggal} - {self.keterangan} - {self.jumlah}"

Keputusan desain penting:

• jumlah selalu disimpan positif; arah kredit/debit ditentukan oleh kategori.tipe, bukan tanda minus. Ini mencegah bug tanda ganda saat kalkulasi saldo.
• Saldo kas tidak disimpan sebagai field — selalu dihitung on-the-fly dengan aggregate(Sum(...)) dari ledger, agar tidak pernah desinkron.

3. Otomasi Logika (gunakan save() override, bukan signals, untuk kasus sederhana)

Rekomendasi: override save() pada Transaksi, bukan post_save signal — lebih mudah dibaca & di-maintain untuk tim kecil, dan menghindari efek samping tersembunyi.

Python
from django.db import transaction as db_transaction

class Transaksi(models.Model):
    # ...field di atas...

    def save(self, *args, **kwargs):
        is_new = self._state.adding
        with db_transaction.atomic():
            super().save(*args, **kwargs)
            if is_new:
                self._proses_efek_samping()

    def _proses_efek_samping(self):
        nama_kategori = self.kategori.nama.lower()

        # Jual barang -> kurangi stok
        if 'jual' in nama_kategori and self.barang and self.qty:
            Barang.objects.filter(pk=self.barang.pk).update(
                stok=models.F('stok') - self.qty
            )

        # Beli stok -> tambah stok
        elif 'beli stok' in nama_kategori and self.barang and self.qty:
            Barang.objects.filter(pk=self.barang.pk).update(
                stok=models.F('stok') + self.qty
            )

        # Jasa servis -> hitung komisi teknisi
        elif 'servis' in nama_kategori and self.teknisi:
            komisi = self.jumlah * (self.teknisi.persen_komisi / 100)
            Teknisi.objects.filter(pk=self.teknisi.pk).update(
                saldo_komisi_belum_cair=models.F('saldo_komisi_belum_cair') + komisi
            )

        # Pencairan gaji teknisi -> kurangi saldo komisi
        elif 'gaji' in nama_kategori and self.teknisi:
            Teknisi.objects.filter(pk=self.teknisi.pk).update(
                saldo_komisi_belum_cair=models.F('saldo_komisi_belum_cair') - self.jumlah
            )

Gunakan F() expressions + .update() agar atomic di level database (hindari race condition dibanding read-modify-write di Python).

4. Views & Dashboard

• DashboardView(TemplateView): tampilkan saldo kas total (Sum kredit - Sum debit), stok menipis, saldo komisi teknisi belum cair.
• TransaksiCreateView(CreateView): form input harian, dengan JS sederhana untuk sembunyikan/tampilkan field barang/teknisi sesuai kategori dipilih.
• TransaksiListView(ListView): riwayat dengan filter tanggal & kategori lewat query params (?dari=&sampai=&kategori=).
• PencairanGajiView(FormView): form khusus pilih teknisi → otomatis buat Transaksi kategori "Gaji Teknisi" sejumlah saldo komisi (atau sebagian).

Contoh perhitungan saldo kas:

Python
from django.db.models import Sum, Case, When, F, DecimalField

def hitung_saldo_kas():
    agg = Transaksi.objects.aggregate(
        total=Sum(Case(
            When(kategori__tipe='KREDIT', then=F('jumlah')),
            When(kategori__tipe='DEBIT', then=-F('jumlah')),
            output_field=DecimalField()
        ))
    )
    return agg['total'] or 0

5. Impor Excel Data Lama

Buat sebagai management command (pembukuan/management/commands/impor_excel.py), bukan view — lebih aman untuk operasi sekali jalan dan bisa di-dry-run.

Python
import pandas as pd
from django.core.management.base import BaseCommand
from pembukuan.models import Transaksi, KategoriTransaksi

class Command(BaseCommand):
    help = "Impor data pembukuan lama dari file Excel"

    def add_arguments(self, parser):
        parser.add_argument('filepath', type=str)
        parser.add_argument('--dry-run', action='store_true')

    def handle(self, *args, **options):
        df = pd.read_excel(options['filepath'], sheet_name=0)
        df = df.dropna(subset=['tanggal', 'kategori', 'jumlah'])

        berhasil, gagal = 0, 0
        for _, row in df.iterrows():
            try:
                kategori, _ = KategoriTransaksi.objects.get_or_create(
                    nama=str(row['kategori']).strip(),
                    defaults={'tipe': 'KREDIT' if row['jumlah'] >= 0 else 'DEBIT'}
                )
                if not options['dry_run']:
                    Transaksi.objects.create(
                        tanggal=pd.to_datetime(row['tanggal']).date(),
                        kategori=kategori,
                        keterangan=str(row.get('keterangan', '')),
                        jumlah=abs(row['jumlah']),
                    )
                berhasil += 1
            except Exception as e:
                gagal += 1
                self.stderr.write(f"Baris {_}: {e}")

        self.stdout.write(self.style.SUCCESS(f"Berhasil: {berhasil}, Gagal: {gagal}"))

Jalankan: python manage.py impor_excel data_lama.xlsx --dry-run dulu untuk validasi sebelum commit sungguhan.

6. Ekspor Excel & PDF

Ekspor Excel (view function, bukan CBV — lebih simpel untuk kasus I/O file):

Python
from openpyxl import Workbook
from django.http import HttpResponse

def ekspor_transaksi_excel(request):
    wb = Workbook()
    ws = wb.active
    ws.title = "Rekapitulasi"
    ws.append(['Tanggal', 'Kategori', 'Tipe', 'Keterangan', 'Jumlah'])

    for t in Transaksi.objects.select_related('kategori